Kwa mujibu wa Sheria ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi, Sura ya 44, Tume ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi (PDPC) ina jukumu la kusimamia na kudhibiti usafirishaji wa Taarifa Binafsi kwenda nje ya mipaka ya nchi ili kuhakikisha kuwa Taarifa hizo zinapata kiwango stahiki cha Ulinzi.
Katika kutekeleza jukumu hili, Tume:
- Hutoa vibali kwa taasisi au wadau wanaokusudia kuhamisha taarifa binafsi kwenda nje ya nchi;
- Hufanya tathmini ya kiwango cha Ulinzi wa Taarifa katika nchi lengwa ili kuhakikisha kuwa kuna Ulinzi wa Taarifa Binafsi unaolingana na viwango vya ndani;
- Huhakikisha kuwa hatua madhubuti za kiusalama na kisheria zimewekwa kabla ya kuruhusu usafirishaji wa Taarifa Binafsi;
- Huweka masharti na vigezo vinavyopaswa kuzingatiwa na wahusika wanaosafirisha Taarifa Binafsi nje ya nchi;
- Hufuatilia na kukagua utekelezaji wa masharti hayo ili kuzuia matumizi mabaya au uvujaji wa Taarifa Binafsi.
Aidha, Tume inalenga kuhakikisha kuwa usafirishaji wa Taarifa Binafsi nje ya nchi hauathiri haki na faragha za wahusika wa Taarifa na kwamba Taarifa hizo zinabaki salama dhidi ya hatari za upotevu, matumizi yasiyoidhinishwa au uvujaji.
Kupitia mfumo huu wa vibali, Tume inakuza uwajibikaji kwa taasisi zote zinazohusika na usafirishaji wa Taarifa na kuhakikisha kuwa shughuli zote za kimataifa zinazohusisha Taarifa Binafsi zinafanyika kwa kuzingatia Sheria ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi, Sura ya 44, uwazi na usalama.
Utaratibu wa Kuomba Kibali cha Kusafirisha Taarifa Binafsi Nje ya Nchi
Taasisi au mdau yeyote anayekusudia kusafirisha Taarifa binafsi nje ya nchi anatakiwa kuwasilisha maombi rasmi kwa Tume ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi (PDPC) kwa kuzingatia utaratibu ufuatao:
- Kuwasilisha Maombi Rasmi
Mwombaji atawasilisha maombi kwa maandishi kwa Tume, akieleza:
* Aina ya Taarifa Binafsi zinazokusudiwa kuhamishwa;
* Madhumuni ya usafirishaji wa Taarifa;
* Nchi lengwa na taasisi itakayopokea Taarifa;
* Muda na namna ya usafirishaji wa Taarifa.
2. Kutoa Taarifa za Uzingatiaji
Mwombaji atapaswa kuwasilisha maelezo yanayoonyesha kuwa:
* Amezingatia matakwa ya Sheria ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi, Sura ya 44;
* Ameweka hatua za kiusalama za kulinda Taarifa Binafsi;
* Kuna makubaliano ya kisheria (data sharing agreements) kati ya wahusika.
3. Tathmini ya Tume
Tume itafanya tathmini ya maombi kwa kuzingatia:
* Kiwango cha Ulinzi wa Taarifa katika nchi lengwa;
* Hatari zinazoweza kujitokeza kwa Taarifa Binafsi;
* Uwepo wa hatua za kutosha za Ulinzi wa Taarifa Binafsi.
4. Uamuzi wa Maombi
Baada ya tathmini, Tume:
* Itatoa kibali cha usafirishaji wa Taarifa; au
* Itaomba Taarifa za ziada; au
* Itakataa maombi iwapo vigezo havijakidhiwa.
5. Ufuatiliaji na Uzingatiaji
Mwombaji atawajibika kuzingatia masharti ya kibali kilichotolewa na Tume itafanya ufuatiliaji wa mara kwa mara kuhakikisha uzingatiaji wa masharti hayo.
Orodha Hakiki kwa Usafirishaji wa Taarifa Nje ya Nchi
Kabla ya kuwasilisha maombi, taasisi inashauriwa kuhakikisha yafuatayo:
- Madhumuni ya usafirishaji wa Taarifa yameainishwa wazi na ni halali;
- Taarifa Binafsi zinazosafirishwa ni Taarifa muhimu na zinazohitajika tu;
- Ridhaa ya mhusika wa Taarifa (data subject) imepatikana pale inapohitajika;
- Kuna hatua madhubuti za kiusalama;
- Kuna mkataba au makubaliano ya kisheria kati ya wahusika;
- Nchi lengwa ina kiwango cha kuridhisha cha Ulinzi wa Taarifa Binafsi;
- Hatari zote zinazoweza kujitokeza zimetathminiwa na kudhibitiwa;
- Taratibu za kushughulikia ukiukwaji wa Taarifa Binafsi zipo;
- Kuna utaratibu wa kuhakikisha haki za wahusika wa Taarifa zinalindwa.